Regolamento sala studio

L’accesso alla sala di studio è libero e gratuito.

La sala studio è aperta al pubblico lunedì, mercoledì, venerdì dalle ore 8,15 alle ore 13,45; martedì e giovedì dalle ore 8,15 alle ore 17,15.

Gli utenti possono introdurre in sala di studio esclusivamente matite, fogli sciolti, computer portatili privi di custodia.

Gli utenti non possono:

  • introdurre in sala studio borse, cartelle, cartellette, quaderni, contenitori e custodie di qualsiasi genere, che dovranno invece essere collocati negli appositi armadi esterni con indumenti e altri effetti personali;

  • introdurre in sala studio penne, pennarelli, materiali coloranti, cibi, bevande e qualsiasi genere di oggetti e sostanze atte a danneggiare i documenti;

  • scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino;

  • utilizzare qualsiasi tipo di materiale atto ad alterare i documenti nonché sottolinearli anche a matita o scrivere sul materiale consultato;

  • alterare, piegare e danneggiare in qualsiasi modo i supporti dei documenti;

  • eseguire calchi e lucidi dei documenti;

  • danneggiare o rimuovere contenitori, sigilli, nastri e legature di qualsiasi genere;

  • inserire fra i documenti segnalibri diversi da quelli forniti dal personale in sala per segnalare temporaneamente i documenti da riprodurre in copia fotostatica o fotografica;

  • effettuare riproduzioni dei documenti senza la preventiva autorizzazione del personale di sala;

  • smembrare su più tavoli la documentazione inclusa nelle cartelle;

  • arrecare disturbo in sala studio;

  • usare i telefoni cellulari per fare o ricevere telefonate in sala studio;

  • consultare o riprodurre documenti di cartelle richieste da altri utenti.

Gli utenti devono:

  • segnalare al personale di sala eventuali problemi di ordinamento riscontrati nelle cartelle;

  • comunicare tempestivamente al personale di sala il riscontro di eventuali lacune di documenti segnalati negli inventari o in altri corredi;

Gli studiosi sono tenuti a rispettare il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (G. U. n. 80 del 5 aprile 2001), di cui una copia è consultabile in sede e sul sito dell’Istituto.

L’utente che utilizza materiale dell’Archivio di Stato per pubblicazioni è tenuto a consegnarne 3 copie all’Archivio.

L’utente che utilizza materiale dell’Archivio di Stato per la tesi di laurea è tenuto a consegnarne 1 copia all’Archivio.


1. Domanda annuale di accesso

Per usufruire dei servizi dell’Istituto l’utente deve:

  • fornire i propri dati anagrafici e le altre informazioni richieste al personale di sala per la compilazione e validazione della domanda di accesso;

  • aggiornare la domanda nel caso intervengano variazioni rispetto a quanto dichiarato in precedenza nella stessa.


2. Accesso in sala di studio

L’utente deve:

  • apporre giornalmente la propria firma leggibile sul registro presenze, indicando l'orario di entrata e l'orario di uscita;

  • depositare negli armadi esterni borse, ombrelli, cappotti, cartelle e custodie dei computer, evitando di portare in Istituto bagagli particolarmente voluminosi;

  • in caso di eventuale momentanea uscita dall’Istituto segnalarlo al personale incaricato;

  • rispettare gli orari di apertura e chiusura.


3. Consultazione del materiale in sala di studio:

  • l’utente può consultare un solo pezzo per volta. Per la consultazione simultanea di pezzi complementari (ad es. rubriche e atti notarili) occorre l’assenso del personale di sala;

  • la richiesta si effettua compilando per ciascun pezzo l’apposita scheda;

  • è possibile richiedere 4 unità archivistiche nelle giornate di lunedì, mercoledì e venerdì entro lle ore 13.15; 5 pezzi il martedì e il giovedì, dalle ore 8,15 alle ore 13,45 e dalle ore 14,45 alle ore 16,45;

  • non possono essere evase le richieste di pezzi già in consultazione o giacenti presso gli uffici di fotoriproduzione. Solo l’utente che ha chiesto le riproduzioni può riottenere in consultazione i pezzi già riprodotti ancora giacenti presso l’Ufficio fotoriproduzioni, presentando regolare richiesta in sala di studio.


4. Consultabilità dei documenti:

  • i documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato e quelli contenenti dati sensibili (decreto leg. 196/2003 Codice in materia di gestione dei dati personali e decreto leg. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio);

  • si può richiedere, con apposite procedure, l’autorizzazione alla consultazione di tali atti per motivi di studio;

  • non sono consultabili i documenti in cattivo stato di conservazione.


5. Restituzione e deposito del materiale documentario:

  • è possibile trattenere il materiale in deposito per 7 giorni e rinnovare la richiesta compilando nuovamente la scheda di richiesta;

  • i pezzi consultati o che si intende trattenere in deposito devono essere consegnati al personale di sala.


6. Fotoriproduzione a cura della sezione riproduzione:

  • l’utente può fare domanda di fotoriproduzione esclusivamente per materiale da lui stesso richiesto;

  • è esclusa la fotoriproduzione di materiale deteriorato o deteriorabile;

  • mappe, miniature, materiale rilegato o cucito sono riproducibili solo con mezzi fotografici;

  • l’utente che intende pubblicare riproduzioni di documenti deve presentare l’apposita domanda, pagare gli oneri previsti dalla vigente normativa, ed essere autorizzato dalla Direzione;

  • l’utente che intende ottenere copie dal servizio dell’Istituto inserisce preventivamente in sala studio gli appositi segni di carta nei documenti interessati, senza alterarne l’ordine nel contenitore. Quindi prenota le riproduzioni all’ingresso della sala studio, e presenta la domanda al personale di sala;

  • il costo per ciascuna copia è di 8 centesimi per il format A4 e di 16 centesimi per il formato A3;

  • il pagamento è anticipato; le copie possono essere ritirate entro 15 giorni.


7. Fotoriproduzioni con mezzi propri:

  • gli utenti possono effettuare liberamente riproduzioni dei documenti contenuti nelle unità consultate in sala studio, di pagine degli inventari cartacei presenti in sala studio, di libri e periodici conservati in biblioteca entro i limiti previsti dalla normativa;

  • le riproduzioni devono essere eseguite con dispositivi che non richiedano il contatto diretto con i supporti riprodotti, l’utilizzo di flash, l’impiego di cavalletti;

  • le riproduzioni con mezzi propri sono eseguibili dagli utenti previa sottoscrizione di una dichiarazione sostitutiva dell’Atto di notorietà, da compilarsi nella singola giornata (Circolare Direzione Generale Archivi n. 33/2017) attestante: la finalità senza o con scopo di lucro della riproduzione, nonché il rispetto delle normative vigenti in materia di codice di deontologia per trattamenti dei dati personali per scopi storici, consultabilità dei documenti archivistici e protezione dei dati personali, diritto d’autore;

  • l’utente è tenuto a indicare nella dichiarazione la segnatura dei pezzi riprodotti e il numero delle riproduzioni eseguite, dato raccolto per finalità statistica;

  • l’utente è tenuto a evitare interventi atti a danneggiare gli originali e a scompaginare l’ordine interno delle unità di conservazione (busta, cartella o registro);

  • l’Archivio di Stato di Pavia si riserva la facoltà di chiedere una copia delle riproduzioni di documenti effettuate con mezzi propri.


8. Riserve:

  • in sala e nelle adiacenze è attivo un impianto di telesorveglianza;

  • il personale di sorveglianza è tenuto, su semplice richiesta, ad eseguire controlli secondo le evenienze, a campione o sistematici;

  • gli studiosi in caso di controlli sono tenuti a dare la loro massima collaborazione per facilitare il compito del personale preposto all’incarico;

  • la Direzione si riserva, per il miglior funzionamento dell’Ufficio, di modificare o derogare dalle presenti norme dandone opportuno preavviso.

Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (R.D. 1113 del 1911, D.P.R. 1409 del 1963, D.P.R. 851 del 1975, L. 281 del 1999, D.P.R. 490 del 1999), decreto leg. 196/2003 (Codice in materia di gestione dei dati personali), GDPR - Regolamento europeo UE 2016/679 (relativo alla protezione delle persone fisiche – trattamento e libera circolazione dei dati personali), decreto leg. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) e lettera circolare n. 21/2005 - Canoni di concessione e corrispettivi per la riproduzione di beni culturali.


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pagina creata il 06/11/2018, ultima modifica 12/11/2018